Índice de contenidos
En la era de la digitalización, firmar un documento ya no requiere papel ni bolígrafo. Sin embargo, no todas las firmas electrónicas son iguales.
La más utilizada, por su sencillez y agilidad, es la firma electrónica simple, que permite identificar al firmante y vincularlo al contenido sin recurrir a certificados digitales complejos.
Qué es una firma electrónica simple
El Reglamento (UE) eIDAS (910/2014) define la firma electrónica como “los datos en formato electrónico anejos o lógicamente asociados a otros datos electrónicos y que utiliza el firmante para firmar”.
La firma electrónica simple (SES, por Simple Electronic Signature) es la forma más básica de esta definición. Incluye cualquier mecanismo que demuestre la voluntad de una persona de aceptar el contenido de un documento, por ejemplo:
- Un clic en “Acepto los términos y condiciones”.
- Una firma manuscrita trazada sobre una pantalla táctil.
- Un correo electrónico en el que una persona aprueba un documento adjunto.
- Una combinación de usuario, contraseña o código de verificación.
Cuándo tiene validez legal
La firma simple tiene plena validez legal siempre que se pueda acreditar:
- Quién firmó (identificación razonable del firmante).
- Qué se firmó (contenido del documento).
- Cuándo se firmó (fecha y hora).
- Que existió una voluntad de aceptación.
El artículo 25 del Reglamento eIDAS establece que no se puede denegar efecto jurídico a una firma electrónica por el mero hecho de ser electrónica o no cualificada.
Por tanto, la firma simple es válida si el sistema que la genera ofrece suficientes garantías técnicas y trazabilidad.
Ejemplos de uso habitual
- Aceptación de presupuestos y contratos de baja cuantía.
- Confirmaciones de pedidos o servicios online.
- Procesos internos de aprobación (recursos humanos, compras, marketing).
- Consentimientos informados o declaraciones de conformidad.
En estos casos, la prioridad no es la complejidad técnica sino la evidencia probatoria suficiente que acredite la acción del firmante.
Diferencias con la firma avanzada y cualificada
| Tipo de firma | Nivel de garantía | Requiere certificado | Casos de uso |
|---|---|---|---|
| Simple | Básico | No | Consentimientos, aprobaciones internas, contratos simples |
| Avanzada | Alto | Opcional (identificación robusta) | Contratos mercantiles, acuerdos B2B, documentación sensible |
| Cualificada | Máximo | Sí (emitido por un prestador cualificado) | Administración pública, notarios, alta seguridad jurídica |
La firma avanzada añade un vínculo inequívoco entre el firmante y el documento mediante identificadores únicos y evidencias técnicas (hashes, sellos de tiempo, logs). La firma cualificada, en cambio, exige el uso de un certificado digital cualificado emitido por un prestador autorizado.
Por qué las empresas eligen la firma simple y la firma avanzada
- Rápida y sin fricción: no requiere certificados ni instalación de software.
- Legalmente válida: si se generan evidencias completas del proceso.
- Escalable: se integra fácilmente en flujos de aprobación, contratos o notificaciones.
- Ahorro y eficiencia: reduce costes y tiempos frente al papel o métodos complejos.
En eEvidence, las firmas electrónicas simple y avanzada se combinan con email certificado y sellado de tiempo, ofreciendo trazabilidad completa del envío, la firma y la aceptación.
Por qué las empresas suelen descartar la firma cualificada
La firma electrónica cualificada (QES) es el nivel más alto de garantía definido por el Reglamento eIDAS. Sin embargo, su uso en el entorno empresarial no siempre es práctico ni necesario.
Aunque ofrece una fuerza probatoria equiparable a la firma manuscrita ante notario, sus requisitos técnicos y operativos introducen una fricción considerable en los procesos digitales cotidianos.
Las principales razones por las que las empresas suelen evitarla son:
Identificación presencial o con certificado cualificado: exige que el firmante disponga de un certificado emitido por un prestador cualificado y lo use mediante un dispositivo seguro (como un token o DNI electrónico). Esto complica los procesos remotos o internacionales y frena la agilidad que buscan las empresas.
Experiencia de usuario limitada: los certificados, drivers y requisitos técnicos pueden impedir la firma desde móviles o navegadores modernos, reduciendo las tasas de finalización.
Coste operativo elevado: emitir, renovar y mantener certificados cualificados para empleados o clientes aumenta los costes y la carga administrativa.
Menor flexibilidad: el flujo de firma debe adaptarse a las normas técnicas del prestador cualificado, lo que limita la personalización y la automatización de los procesos empresariales.
Sobrecumplimiento innecesario: en la mayoría de los casos, la ley no exige una firma cualificada, y una firma avanzada correctamente implementada ofrece la misma eficacia legal con menor complejidad.
Por ello, la firma cualificada se reserva para casos excepcionales, como interacciones con la administración pública o documentos de alta trascendencia jurídica. En cambio, las empresas prefieren firmas simples o avanzadas que aportan seguridad, trazabilidad y una mejor experiencia digital sin sacrificar validez legal.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿La firma simple tiene validez ante un juez?
Sí, siempre que el sistema aporte evidencias verificables de identidad, contenido y consentimiento. El juez valorará su fuerza probatoria según el caso.
¿Puedo usar la firma simple en contratos laborales o comerciales?
Sí. Es válida para la mayoría de contratos privados, salvo aquellos que por ley requieran forma cualificada (por ejemplo, compraventas notariales o hipotecas).
¿Qué diferencia hay entre firmar con un clic y con un certificado digital?
Ambas son firmas electrónicas, pero el clic se considera simple y el certificado digital suele asociarse a una firma avanzada o cualificada.
¿Puedo combinar la firma simple con el email certificado?
Sí. De hecho, esta combinación refuerza la trazabilidad y añade evidencia adicional de envío, recepción y aceptación.
Conclusión
La firma electrónica simple es una herramienta ágil, segura y con plena validez jurídica cuando se implementa correctamente.
Permite firmar contratos, aprobaciones o consentimientos sin fricciones, garantizando la trazabilidad del proceso. En soluciones como eEvidSign de eEvidence, se convierte en un instrumento legalmente sólido y altamente eficiente para la gestión digital de documentos.
¿Listo para empezar?
Contáctanos para compartir tu proyecto de negocio o regístrate ahora para empezar a probar nuestros servicios hoy