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La presión del RGPD ante una brecha de seguridad
Las brechas de seguridad que afectan a datos personales no son una hipótesis teórica: forman parte del riesgo operativo real de cualquier organización digital. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es claro y contundente: cuando se produce una brecha que pueda suponer un riesgo para los derechos y libertades de las personas, la empresa debe notificarla sin dilación indebida, y en muchos casos en un plazo máximo de 72 horas.
El problema no suele ser la voluntad de cumplir, sino la capacidad de demostrar que se ha actuado con diligencia: qué se notificó, a quién, cuándo y con qué contenido exacto.
En este contexto, el correo electrónico certificado se convierte en una pieza clave del cumplimiento normativo.
La doble obligación del RGPD: notificar y poder probarlo
El RGPD no solo impone la obligación de comunicar una brecha de seguridad, sino también el principio de responsabilidad proactiva (accountability). Esto implica que la empresa debe estar en condiciones de acreditar documentalmente que actuó conforme a la normativa.
En una brecha de seguridad, esto afecta principalmente a dos tipos de notificaciones:
- Notificación a la autoridad de control (por ejemplo, la AEPD).
- Notificación a los interesados cuando el riesgo es alto.
En ambos casos, el regulador no evalúa únicamente si se notificó, sino si la notificación fue completa, puntual y verificable. La ausencia de prueba fehaciente es uno de los motivos habituales de sanción.
Las limitaciones del email convencional en incidentes de seguridad
Aunque el correo electrónico es el canal más utilizado para este tipo de comunicaciones, el email convencional presenta debilidades críticas en escenarios regulatorios:
- No garantiza la integridad del contenido enviado.
- No aporta prueba sólida de cuándo se entregó el mensaje.
- Puede ser impugnado si el destinatario niega haberlo recibido.
- No genera evidencia independiente válida ante una inspección.
En una investigación de la autoridad de control, capturas de pantalla o registros internos suelen ser insuficientes.
Email certificado: prueba fehaciente de diligencia ante una brecha
El email certificado de eEvidence permite transformar una notificación crítica en una evidencia electrónica verificable, alineada con el RGPD y el Reglamento eIDAS.
Cada envío genera un certificado de evidencia (eEvid) que acredita de forma independiente:
- El contenido exacto de la notificación enviada.
- La fecha y hora del envío.
- La entrega al servidor del destinatario.
- La identidad del remitente.
Esta evidencia queda firmada electrónicamente y custodiada, lo que permite presentarla días, meses o años después ante la autoridad competente.
En la práctica, el email certificado actúa como un seguro preventivo: no evita la brecha, pero sí protege a la organización frente a sanciones agravadas por falta de prueba.
Integración en planes de respuesta a incidentes
Las organizaciones más maduras en materia de protección de datos integran el email certificado dentro de sus planes de respuesta a incidentes (incident response plans).
Esto permite:
- Activar flujos automáticos de notificación cuando se detecta una brecha.
- Asegurar que todas las comunicaciones críticas quedan certificadas desde el primer momento.
- Centralizar las evidencias para auditorías, inspecciones o procedimientos sancionadores.
En entornos con alto volumen de usuarios o clientes, la certificación electrónica permite además escalar las notificaciones sin fricción operativa, manteniendo costes controlados.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿El RGPD obliga a usar email certificado para notificar brechas?
No de forma explícita, pero sí obliga a poder demostrar que la notificación se realizó correctamente. El email certificado es uno de los medios más eficaces para cumplir este requisito.
¿Qué pasa si notifico una brecha pero no puedo probarlo?
La falta de prueba puede interpretarse como incumplimiento del deber de notificación, lo que incrementa el riesgo de sanción, incluso si la comunicación se realizó de buena fe.
¿Sirve el email certificado tanto para autoridades como para afectados?
Sí. Puede utilizarse para ambos casos, acreditando de forma independiente cada notificación realizada.
¿Es válido aunque el destinatario no abra el correo?
Sí. La validez se basa en la puesta a disposición y la entrega técnica, no en la apertura, que además no es jurídicamente exigible.
Conclusión
En materia de brechas de seguridad, el RGPD no deja margen a la improvisación. Notificar rápido es obligatorio, pero poder demostrarlo es imprescindible.
El email certificado permite a las organizaciones convertir una situación de alto riesgo en un proceso controlado, documentado y defendible. Más allá del cumplimiento formal, aporta tranquilidad jurídica en uno de los momentos más delicados para cualquier responsable de protección de datos.
En el cumplimiento del RGPD, la diferencia entre una incidencia gestionada y una sanción grave suele estar en la evidencia.
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