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El cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) sigue siendo un reto para muchas organizaciones. Años después de su entrada en vigor, las sanciones no solo continúan aumentando, sino que lo hacen a un ritmo acelerado. En este contexto, cada vez más empresas optan por certificar todas las comunicaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales, especialmente aquellas vinculadas a la obtención del consentimiento expreso.
El correo electrónico certificado se ha consolidado como una herramienta fácil, rápida, fiable y económica para demostrar —de manera irrefutable— que una organización cumple con las obligaciones impuestas por el RGPD.
La obligación de informar y el riesgo de sanciones
El RGPD establece dos obligaciones clave:
1. Obligación de informar
Las empresas deben informar a clientes, proveedores, empleados y otros interesados sobre:
- Qué datos se recogen.
- Para qué finalidades se tratan.
- Bajo qué base jurídica.
- Qué derechos asisten al interesado.
Cuando la base jurídica es el consentimiento, este debe ser expreso, informado e inequívoco. Además, el RGPD permite que esta información se facilite por medios electrónicos, siempre que sea concisa, clara y accesible.
2. Obligación de demostrar
No basta con cumplir: la empresa debe poder demostrar que cumplió. Este principio, conocido como responsabilidad proactiva (accountability), es uno de los pilares del Reglamento.
El problema habitual no es si la empresa informó, sino si puede probarlo fehacientemente ante la autoridad competente.
El riesgo real: multas elevadas por falta de evidencia
Desde la entrada en vigor del RGPD, la AEPD ha dictado centenares de resoluciones, con un porcentaje significativo de sanciones derivadas de:
- Falta de prueba de haber informado al interesado.
- Falta de evidencia del consentimiento.
- Incapacidad para acreditar comunicaciones esenciales.
Las multas pueden alcanzar:
20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global,
la cifra que resulte mayor.
En numerosas resoluciones, la AEPD subraya la ausencia de “prueba alguna” que permita considerar legítimo el tratamiento de datos realizado.
La certificación de comunicaciones: superando las limitaciones del email convencional
Muchas empresas creen cumplir el RGPD porque envían correos informando o solicitando consentimiento. Sin embargo, el problema aparece cuando necesitan probarlo.
El email convencional:
- No demuestra de forma irrefutable que se envió.
- No acredita su entrega al destinatario.
- Puede alterarse o impugnarse con facilidad.
- No ofrece garantías frente a la negación del destinatario (“yo nunca recibí ese email”).
Por ello, cada vez más organizaciones recurren a métodos de comunicación certificada como:
- Burofax
- Carta certificada
- Correo electrónico certificado
El valor esencial radica en que la evidencia la aporta un tercero independiente, no la propia empresa.
El correo electrónico certificado: la mejor opción para cumplir y demostrar
El email certificado es la alternativa digital al burofax regulada por el Reglamento eIDAS, plenamente válida a efectos legales dentro de la UE.
Un correo electrónico certificado acredita simultáneamente:
Envío. Demuestra que la comunicación fue emitida en una fecha y hora específicas.
Contenido. Se preserva una copia exacta del cuerpo del mensaje y los adjuntos.
Adjuntos con hash criptográfico. Cada archivo se sella con una huella digital SHA-256, garantizando su inmutabilidad.
Entrega. Se acredita la entrega al servidor del destinatario en base a los estnándares SMTP.
El resultado es un certificado de evidencia —firmado electrónicamente— que ninguna de las partes puede manipular después.
¿Por qué esta solución es superior a otras?
- Es instantánea.
- Es económica.
- Es automatizable.
- Es fácilmente trazable.
- No requiere interacción del destinatario.
- Puede utilizarse en envíos masivos.
- Es más sostenible al evitar papel y logística postal.
Implementación de eEvidence: una herramienta clave para el cumplimiento del RGPD
eEvidence, uno de los principales prestadores de entrega electrónica certificada a nivel global, ofrece una solución diseñada para cumplir con los requisitos del RGPD y múltiples beneficios:
1. Cero fricción para el destinatario
El receptor no debe realizar ninguna acción adicional.
La certificación es invisible salvo que la empresa decida mostrar un aviso.
2. Fácil implementación
Integración sencilla y APIs disponibles para automatizar la descarga de certificados y procesos internos.
3. Cumplimiento normativo internacional
eEvidence cumple con:
- Reglamento europeo eIDAS
- Legislación estadounidense E-SIGN y UETA
Garantizando que las evidencias sean aceptadas como prueba en procedimientos judiciales.
4. Uso transversal dentro de la organización
Aunque es clave para RGPD, también sirve para:
- Recursos Humanos
- Atención al cliente
- Cumplimiento normativo
- Finanzas
- Relaciones contractuales
- Notificaciones legales
Conclusión
Las organizaciones están obligadas no solo a cumplir con el RGPD, sino a demostrar que cumplen. El correo electrónico certificado se ha consolidado como la herramienta más eficaz, rápida y económica para garantizar:
- La obligación de informar
- La prueba del consentimiento
- La trazabilidad documental
- La mitigación del riesgo sancionador
En un entorno normativo cada vez más estricto, adoptar comunicaciones certificadas no es una mejora operativa: es una necesidad jurídica y estratégica.
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