La forma en que te comunicas lo es todo. Y cuando se trata de tener las máximas garantías en las comunicaciones y proteger sus intereses, particulares y empresas eligen el correo electrónico certificado.

Sigue leyendo y descubre todo lo que necesitas saber sobre qué es el email certificado, para qué sirve, cómo puedes certificar tus correos y qué software puedes usar.

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Qué es el email certificado

El email certificado es una comunicación enviada a través del correo electrónico en la que se certifica el envío, el contenido, los documentos adjuntos y la entrega al destinatario, en tiempo real y con validez legal.

La gran diferencia respecto al email convencional es la seguridad jurídica que ofrece: el email certificado certifica la comunicación y, por tanto, ofrece un nivel de garantías igual o superior a una notificación certificada en papel – como la carta certificada o el burofax.

Más adelante te contamos más información sobre su validez legal. Pero en resumidas cuentas, la fuerza probatoria de un email certificado es muy superior a la de un simple email, ya que permite demostrar de forma irrefutable y con validez legal una comunicación. Si un tercero niega que le has enviado un correo, que no lo ha recibido o que el contenido no es el que tú dices haber enviado, podrás demostrarlo con fuerza legal incluso ante un tribunal.

Por tanto, el email certificado presenta dos ventajas muy claras:

• Es una mejor forma de comunicarse por email, aportando una capa extra de seguridad jurídica a cualquier comunicación que ahora enviarías mediante un simple email
• Es una mejor alternativa a las comunicaciones certificadas en papel, como la carta certificada o el burofax, y entre sus principales ventajas supone un ahorro económico significativo

Validez legal del email certificado

El email certificado se considera una comunicación fehaciente, es decir, que tiene valor legal, y cuenta con el respaldo de los principales marcos legales a nivel internacional que garantizan su validez legal y fuerza probatoria.

Estos son los principales marcos legales que regulan todo lo relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza:

• Unión Europea. Existe un marco legal común aplicable a todos los países de la UE, que deberán cumplir todos los jueces, y se llama Reglamento eIDAS o Reglamento (UE) nº910/2014 relativo a la identificación electrónica y servicios de confianza. Entre sus principales objetivos está garantizar que no se le denegará efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales.

«A los datos enviados y recibidos mediante un servicio de entrega electrónica certificada no se les denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de que estén en formato electrónico o no cumplan los requisitos de servicio cualificado de entrega electrónica certificada.»

Art. 43.1 Reglamento (ue) nº910/2014 (EIDAS)

• Estados Unidos. El marco legal en América viene definido por dos leyes principales: UETA, Uniform Electronic Transactions Act presentada por la National Conference of Commissioners of Uniform State Laws (NCCUSL) en 1999, y ESIGN, Electronic Signatures in Global and National Commerce Act en 2000. En ambos casos, se otorga a las firmas electrónicas, usadas para firmar los certificados de evidencia de un correo electrónico certificado, la misma validez y efecto legal que las firmas manuscritas.

• Resto de países del mundo. A nivel internacional existen distintas interpretaciones que permiten establecer un marco legal básico en todo el mundo, como son las directrices de la OCDE, UNCITRAL de Naciones Unidas y las de la Cámara de Comercio Internacional (ICC). De forma similar a lo que ocurre en la Unión Europea o Estados Unidos, la mayoría de países del mundo otorgan plena validez legal y reconocen el uso de firma electrónica. Entre estos países encontramos: Argentina, Australia, Canadá, Chile, China, Colombia, Costa Rica, Corea del Sur, Ecuador, Emiratos Árabes Unidos, Filipinas, Guatemala, Honduras, Hong Kong, India, Japón, México, Nicaragua, Nueva Zelanda, Paraguay, Perú, República Dominicana, Rusia Singapur, Sudáfrica, Suiza, Turquía, Uruguay y Venezuela.

Para qué se utiliza el email certificado

El email certificado se utiliza para poder demostrar legalmente y de manera irrefutable una comunicación electrónica, ya sea por cumplimiento normativo o por simple prevención.

Es importante tener en cuenta que no es posible certificar un email que fue enviado en el pasado sin certificar.

Por eso, desde eEvidence siempre aconsejamos su uso de forma preventiva, ya que no sabemos si en un futuro tendremos problemas con una comunicación que hemos enviado y, en el peor de los casos, necesitaremos que sea aportada como prueba en una disputa o ante un tribunal. En caso de ser así, contar con una evidencia sólida legal de tus comunicaciones por email garantiza que partas siempre con ventaja y tengas más opciones de ganar.

Casos de uso principales

A pesar de que hay miles de casos de uso para el email certificado, hemos tratado de resumir los principales:

Cumplimiento normativo:

• RGPD – Reglamento General de Protección de Datos: política de tratamiento de datos y obtención del consentimiento expreso. Más info aquí.
• Envío de información pre-contractual: pólizas de seguros, préstamos, contratos comerciales, etc. Más info aquí.
• Gestión de notificaciones de Morosidad / Deuda: envío de notificaciones de impagos, notificaciones fehacientes a los deudores, inclusión fichero morosidad y sustitución del Burofax.
• Gestión de comunicaciones ERTEs/EREs: notificación fehaciente a empleados, sindicatos, etc. Más info aquí.

Registro de comunicaciones importantes:

• Propiedad intelectual: demostrar autoría y envío de documentación a terceros (propuestas comerciales, proyectos freelance, etc.). Más info aquí.
• Ámbito Jurídico: notificaciones entre abogados, procedimientos judiciales, avisos, actas de procuradores, convocatorias de juntas, reclamaciones, etc. Más info aquí.
• RRHH: notificaciones a empleados, canal empleado-empresa, canal de denuncias internas, contratos, etc. Más info aquí.
• Facturas: envío certificado con certificación del contenido exacto (datos bancarios, importes, etc.).
• Prevención del fraude online. Friendly-fraud / Chargeback, espcialmente útil para los e-commerce online. Más info aquí.
• Comercial: envío de contratos y acuerdos, propuestas de precios, renovaciones, cancelaciones, etc.
• Cancelaciones: notificación de cancelación de servicios, pólizas, contratos, etc.
• Sustitución del Burofax/Carta certificada: misma validez legal con un ahorro del +90% de los costes. Más info aquí.
• Otros: Canal de atención al cliente (especialmente para denuncias y reclamaciones), Comunicación corporativa, Cancelación de suscripciones, contratos, pólizas y servicios, 

Alternativa a la carta certificada /burofax postal

Es posible que ya lo sepas o que tu abogado/a ya te lo haya sugerido, pero el email certificado es una alternativa al burofax y las demás comunicaciones certificadas en papel, ya que ofrece la misma validez legal y además presenta numerosas ventajas. Esto significa que puedes sustituir una comunicación certificada postal mandando un email certificado en menos de 1 minuto y por tan sólo 0,90€.

Cómo funciona un email certificado

Como en toda comunicación, siempre hay un remitente – quien envía el email – y uno o varios destinatarios – quienes lo reciben. En el email certificado hay un elemento más: el prestador de servicios de confianza o tercero de confianza. Este es precisamente nuestro papel, el de eEvidence.

El prestador de servicios de confianza es quién ofrece el servicio de entrega electrónica certificada y se encarga de entregar y certificar la comunicación. Actúa como testigo digital y da fe acerca del envío y entrega del mensaje y su contenido, aportando pruebas sólidas relacionadas con la gestión de los datos transmitidos y protegiendo estos datos frente a riesgos de pérdida, robo, deterioro o alteración no autorizada.

Tras procesar y entregar la comunicación, el prestador pone a disposición del remitente un certificado electrónico de evidencia que acredita la comunicación y que debe tener una serie de características imprescindibles para que se considere prueba fehaciente.

Elige tu proveedor de email certificado: eEvidence

Si estás buscando certificar correos electrónicos, eEvidence es sin duda tu mejor opción. Somos uno de los principales prestadores de servicios de confianza digital a nivel global.

La simplicidad de uso, la accesibilidad y la alta fiabilidad del servicio, han convertido en eEvidence en un estándar para las comunicaciones electrónicas certificadas, con más de 60 millones de transacciones en todo el mundo y más de 20.000 clientes. Contamos con la confianza de particulares y de empresas en múltiples industrias, entre los que destacamos bufetes de abogados, procuradores de tribunales, gestorías, asesorías empresariales, inmobiliarias, corredurías de seguros y desarrolladores de software, entre muchos otros.

Cómo funciona eEvidence

Una vez te has registrado, usar eEvidence para enviar notificaciones o documentación de manera certificada es extremadamente fácil. Toma nota: también puedes certificar archivos adjuntos, sea cual sea su formato.

Fíjate en este vídeo tutorial para saber cómo enviar un email certificado desde tu gestor de correo habitual (Gmail, Hotmail, Outlook, Protonmail, etc.):

Como has visto, la principal ventaja de eEvidence es que te permite enviar emails certificados directamente desde tu gestor de correo habitual. También tienes a tu disposición otros métodos que te permitirán automatizar este proceso o enviar desde un programa empresarial como un sistema de gestión ERP, un CRM o una plataforma de emailing.

Para la recepción del certificado de entrega, simplemente tendrás que esperar unos segundos a recibir un email nuestro de vuelta con el certificado adjunto. Si tienes una cuenta Scale o superior, nos encargaremos también de la gestión documental y la custodia de tus certificados en tu área privada de cliente. Y si quieres integrar el proceso completo en tus aplicaciones empresariales, puedes usar nuestra API para enviar allí tus certificados y consultar las estadísticas de tus envíos.

¿Te preguntas si es posible certificar los emails que recibes en tu buzón? Por supuesto. eEvidence también te permite certificar los emails que recibes en tu buzón, como por ejemplo respuestas a correos que has enviado previamente. Puedes consultar más información aquí.

Cómo lo reciben los destinatarios

La experiencia que obtienen nuestros clientes al usar eEvidence es única. Para empezar, tus correos siempre se envían con tu nombre y tu dirección email como remitente. Si usas eEvidence para propósitos empresariales, esto ayudará a no generar desconfianza en el destinatario.

Otra particularidad única es que la tecnología de eEvidence es 0% intrusiva: el destinatario no está involucrado en el proceso de certificación, no se requiere ninguna acción por su parte ni se depende de ello para certificar la entrega. En su lugar, somos capaces de interactuar directamente con su servidor de correo mediante el protocolo estándar universal SMTP, que nos confirma la entrega del mensaje con un 100% de fiabilidad. Si el destinatario decide no abrir el mensaje o borrarlo a propósito, no pasa nada, porque ya habrá quedado debidamente acreditado.

¿Y cómo se visualizan tus correos certificados? Los destinatarios los podrán ver de 2 formas diferentes:

• El email que has enviado, con un aviso de notificación certificada por eEvidence que insertamos automáticamente. De esta forma el mensaje resultará disuasorio.
• El email que has enviado, sin ningún rastro de eEvidence. Con el modo invisible tendrás las siempre las garantías de la certificación de eEvidence y la ventaja de que el destinatario no será consciente. Esta función sólo está disponible si tienes una cuenta Scale o superior, y viene activada por defecto.

En cualquier caso, la estética del correo es exactamente la misma que has enviado tú, ya sea un simple correo que has escrito desde tu Gmail o una elaborada plantilla de HTML que tu equipo de email marketing ha diseñado.

En resumen

A partir de ahora, antes de enviar cualquier comunicación por email párate un momento a pensar qué tipo de información estás enviando. ¿Es una comunicación importante para ti o para tu destinatario como para dejarla certificada, por si acaso? ¿Necesitas una prueba de envío o una prueba de entrega al destinatario?

En una gran mayoría de ocasiones, será interesante para ti dejar acreditados los emails que envías, especialmente cuando se trata de comunicaciones importantes como reclamaciones, contratos, cambios en políticas, consentimiento y política de protección de datos (RGPD), facturas, tickets de compra, confirmaciones de compra online, notificaciones a empleados y todo lo demás que puedas imaginarte. Al certificarlos, podrás demostrar legalmente que los enviaste y que fueron entregados a tu destinatario.

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Si estáis interesados en nuestros servicios de confianza y sois empresa con requerimientos específicos y buscáis una solución adaptada a vuestra medida, por favor, contactad con nosotros y os ayudaremos en todo lo que necesitéis. Si por otro lado, eres un profesional independiente, particular, autónomo o pequeña empresa; no dudes en consultar las distintas tarifas disponibles y regístrate.