Email certificado: qué es, valor legal, cómo enviarlo y casos de uso reales

La forma en que te comunicas lo es todo. Y cuando se trata de tener las máximas garantías en las comunicaciones y proteger tus intereses, particulares y empresas eligen el correo electrónico certificado.

Sigue leyendo y descubre todo lo que necesitas saber sobre qué es el email certificado, para qué sirve, cómo puedes certificar tus correos y qué software puedes usar.

Qué es el email certificado

El email certificado es una comunicación enviada a través del correo electrónico en la que se certifica el envío, el contenido, los documentos adjuntos y la entrega al destinatario, en tiempo real y con validez legal.

La gran diferencia respecto al email convencional es la seguridad jurídica que ofrece: el email certificado certifica la comunicación y, por tanto, ofrece un nivel de garantías igual o superior a una notificación certificada en papel —como la carta certificada o el burofax.

Más adelante te contamos más información sobre su validez legal. En resumen, la fuerza probatoria de un email certificado es muy superior a la de un simple email, ya que permite demostrar de forma irrefutable y con validez legal una comunicación.

Por tanto, el email certificado presenta dos ventajas muy claras:

• Añade una capa extra de seguridad jurídica a cualquier comunicación que ahora enviarías por email.
• Es una alternativa a la carta certificada o al burofax, con la ventaja de un ahorro económico significativo.

Validez legal del email certificado

El email certificado se considera una comunicación fehaciente, es decir, que tiene valor legal, y cuenta con el respaldo de los principales marcos legales internacionales:

• Unión Europea: Reglamento eIDAS (Reglamento (UE) nº910/2014), que garantiza que no se denegará validez ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales.
• Estados Unidos: leyes UETA y ESIGN, que otorgan a las firmas electrónicas la misma validez legal que a las firmas manuscritas.
• Otros países: directrices de OCDE, UNCITRAL y la ICC; con reconocimiento legal en gran parte del mundo (Argentina, México, Japón, Suiza, etc.).

Para qué se utiliza el email certificado

El email certificado se utiliza para demostrar legalmente y de manera irrefutable una comunicación electrónica, tanto por cumplimiento normativo como por prevención.

Es importante tener en cuenta que no se puede certificar un email enviado en el pasado. Por ello, recomendamos su uso preventivo.

Casos de uso principales

Algunos de los usos más comunes del email certificado incluyen:

• Cumplimiento normativo: RGPD, envío de información precontractual, gestión de impagos, notificaciones de ERTE/ERE.
• Registro de comunicaciones importantes: propiedad intelectual, notificaciones legales, contratos laborales, facturas, prevención del fraude online, comunicaciones comerciales.
• Sustitución de carta certificada/burofax: misma validez legal con un ahorro superior al 90% de los costes.

Alternativa al burofax postal

El email certificado es una alternativa a las notificaciones postales certificadas, con la misma validez legal y muchas ventajas. Puedes enviar un email certificado en menos de 1 minuto.

Cómo funciona un email certificado

Además del remitente y el destinatario, interviene un prestador de servicios de confianza como eEvidence, que actúa como tercero de confianza.

Su función es certificar el envío, el contenido y la entrega, y emitir un certificado electrónico de evidencia que garantiza la comunicación.

Elige tu proveedor de email certificado: eEvidence

Con más de 60 millones de transacciones en todo el mundo y más de 20.000 clientes, eEvidence es uno de los principales proveedores globales de email certificado.

La simplicidad de uso, la alta fiabilidad y la accesibilidad hacen de eEvidence la opción de referencia para particulares y empresas.

Cómo funciona eEvidence

Una vez registrado, puedes enviar emails certificados desde tu gestor habitual (Gmail, Outlook, Protonmail, etc.) o integrarlos en tus sistemas (ERP, CRM, API).

El certificado de entrega se recibe en segundos y, en planes avanzados, también se gestiona la custodia documental.

Cómo lo reciben los destinatarios

Tus correos siempre se envían con tu nombre y dirección como remitente. Además:

• El destinatario no tiene que realizar ninguna acción.
• El proceso es 100% transparente y puede ser con aviso de notificación certificada o en modo invisible.

En ambos casos, la estética del correo se mantiene intacta.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué validez tiene un email certificado en España?

En España y la Unión Europea, el Reglamento eIDAS reconoce su plena validez legal y probatoria.

¿Puedo certificar un email ya enviado?

No, solo se certifican los correos en el momento del envío. Por eso recomendamos usarlo de forma preventiva.

¿Un email certificado sustituye al burofax?

Sí, tiene la misma validez legal y resulta mucho más económico y rápido.

Conclusión

El email certificado es la forma más eficiente y segura de garantizar que tus comunicaciones tienen validez legal y quedan acreditadas frente a terceros. Si quieres proteger tus intereses, evitar disputas y ahorrar costes frente a métodos tradicionales como el burofax, empieza hoy mismo a certificar tus correos.

Regístrate en eEvidence y descubre la tranquilidad de enviar emails con la máxima seguridad jurídica.