¿Cuántas veces has oído a alguien decir que no ha recibido un email? Imagina que se trata de una comunicación crítica que tiene que llegar en un momento concreto con una documentación específica, ¿cómo puedes demostrar, sin lugar a dudas, que efectivamente has enviado esa comunicación y que tu destinatario la ha recibido, aunque él lo niegue? 

Cuando se trata de comunicaciones importantes, los particulares y las empresas recurren al correo electrónico certificado en busca de las máximas garantías. En este artículo conocerás todo lo que necesitas saber sobre qué es el email certificado, para qué sirve y cómo puedes enviar uno hoy mismo. Psst, ya te avanzamos que es muy fácil y puedes hacerlo desde tu propia cuenta de correo.

 



 

¿Qué es el email certificado?

Empecemos por el principio: ¿qué es el correo electrónico certificado? 

El email certificado es una comunicación fehaciente enviada a través del correo electrónico en la que se certifica el envío, el contenido, los archivos adjuntos y la entrega al destinatario.

A diferencia de un email convencional, en un email certificado el emisor obtiene un certificado de evidencia que prueba, de manera irrefutable, que la comunicación ha sido emitida y entregada a su destinatario.

Esto es posible gracias a que en el proceso de transmisión del email interviene una tercera parte independiente del emisor y del receptor, conocida como servicio de entrega electrónica certificada (como eEvidence)que da fe acerca de la comunicación, aporta pruebas sólidas relacionadas con la gestión de los datos transmitidos, incluidas la prueba de envío y recepción, y protege los datos transmitidos frente a riesgos de pérdida, robo, deterioro o alteración no autorizada.

Cuando se certifica un correo electrónico, se le asigna una huella digital única, lo que permite verificar la validez de dicho correo y asegurar que no ha sido modificado. Y en el momento de entrega del email al servidor de correo del destinatario, se registran todos los datos relevantes de la transmisión, incluyendo el código de respuesta estándar del servidor del destinatario confirmando que el email ha sido aceptado para su entrega.

Finalmente, se emite el certificado, que suele ser en formato PDF y viene firmado y sellado electrónicamente para proteger su integridad. En él se incluyen todas las evidencias digitales recogidas durante el proceso de transmisión del email que demuestran quién envió qué, a quién y cuándo:

  • Quién: quién era el remitente del email y a quiénes iba dirigido.
  • Qué: Qué contenía originalmente el mensaje, incluidos sus archivos adjuntos – se muestra una copia exacta del cuerpo del email y se puede acceder a los archivos adjuntos originales.
  • Cuándo: Cuándo se envió y cuándo se entregó y aceptó en destino.

 

 

Mientras que un correo electrónico convencional podría ser impugnado como prueba debido a que podría haber sido fácilmente manipulado o creado a conveniencia de una de las partes implicadas en la comunicación, el correo electrónico certificado aporta las evidencias irrefutables y concluyentes que demuestran la autenticidad y la integridad de una comunicación. No existen interpretaciones posibles.

 

¿El email certificado tiene validez legal?

 

Sí, el email certificado tiene reconocimiento legal y valor probatorio ante un tribunal en prácticamente todo el mundo. Puedes usarlo con total confianza para tus comunicaciones más críticas. A continuación, te explicamos por qué.

 

  • Reconocimiento y uso internacional

 

En primer lugar, el email certificado está reconocido internacionalmente en la mayoría de países y se usa intensivamente para acreditar millones de comunicaciones. De hecho, el servicio de entrega electrónica certificada de eEvidence es usado diariamente por particulares y empresas en todo el mundo para certificar más de 50 millones de correos electrónicos.

 

  • Marcos regulatorios

 

En segundo lugar, en la Unión Europea, el Reglamento (UE) nº 910/2014 de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza (“eIDAS”) establece un marco regulatorio común a todos los países del territorio que garantiza la admisibilidad del email certificado como prueba en procedimientos judiciales.

 

«A los datos enviados y recibidos mediante un servicio de entrega electrónica certificada no se les denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de que estén en formato electrónico o no cumplan los requisitos de servicio cualificado de entrega electrónica certificada.» (Artículo 43.1).

 

Adicionalmente, en Estados Unidos y en el resto de países existen distintas interpretaciones y leyes que regulan el reconocimiento legal de la firma electrónica y que otorgan la misma validez y efectos que los métodos tradicionales en papel y las firmas manuscritas. No deberías tener problema alguno en presentar el certificado de eEvidence para acreditar una comunicación.

 

  • Uso de firma electrónica

 

Por último, la firma electrónica, usada para firmar el certificado de evidencia, está también reconocida y regulada en la mayoría de países del mundo.

Si quieres saber más acerca de la validez legal del email certificado, te aconsejamos visitar esta entrada.

 

¿Para qué se utiliza el email certificado?

 

El email certificado se utiliza para aportar seguridad jurídica a las comunicaciones por email.

Es utilizado tanto por particulares como por grandes empresas, que quieren disponer de las evidencias necesarias para eliminar o minimizar los potenciales riesgos legales, económicos y reputacionales a los que se enfrentarían por no poder acreditar debidamente una comunicación.

Aunque existen centenares de casos de uso, aquí tienes un listado de los principales:

  • Envío de facturas, recibos, comprobantes de pago, etc. (especialmente útil para la prevención del fraude: friendly fraud / chargeback)
  • Envío de contratos, acuerdos comerciales con clientes, proveedores, etc.
  • Envío de información pre-contractual (pólizas de seguros, préstamos, etc.)
  • Envío de propuestas/proyectos a clientes (proteger propiedad intelectual)
  • Cancelación de suscripciones, contratos, pólizas, servicios, etc.
  • Comunicaciones y avisos a trabajadores, clientes, proveedores, socios, etc.
  • Notificaciones procesos ERTE/ERE
  • Canal de denuncias internas, quejas, reclamaciones e incidencias
  • Notificaciones sobre la política de tratamiento de datos (cumplimiento del RGPD)
  • Notificaciones legales en procedimientos judiciales, comunicaciones entre abogados o procuradores,  comunicaciones entre competidores, cartas de demanda, reclamaciones, denuncias, Privacy Notices, etc.
  • Convocatoria de reuniones de socios, board of investors
  • Canal de atención al cliente (especialmente para denuncias y reclamaciones)
  • Comunicación corporativa
  • Alternativa o complemento al Burofax – Mismo valor probatorio, mayor ahorro y rapidez. Descubre más aquí.

 

¿Sientes curiosidad por saber cómo es un email certificado? Te contamos cómo enviar uno. Aunque sólo sea de prueba.

 

 

¿Cómo puedo enviar un email certificado a través de eEvidence?

 

Si quieres certificar tus emails, eEvidence es todo lo que necesitas. Es tan sencillo y rápido como enviar un email convencional, ya sea que lo necesites de vez en cuando o millones de veces al mes.

A continuación, te mostramos cómo puedes certificar desde tu propia cuenta de correo y sin necesidad de instalar nada. Pruébalo en vivo y en directo mientras vas leyendo.

 

Paso 1: Date de alta en eEvidence

 

No podemos certificar ningún email que no provenga de una dirección de correo que no esté dada de alta en nuestra plataforma. Por eso, primero debes registrarte en eEvidence. No te preocupes, tan sólo te tomará unos pocos segundos.

Para ello, te ofrecemos diferentes planes según tus necesidades. Aquí puedes ver una comparativa entre el plan gratuito y el plan Scale (configurable según tu volumen de envíos):

 

 

Paso 2: Accede a tu cuenta de correo, compone el email  y añade “.eevid.com” antes de enviarlo

 

A continuación, accede a tu gestor de correo habitual (Gmail, Hotmail, correo corporativo, etc.) y compone el email como de costumbre lo harías. Puedes añadir archivos adjuntos, que por supuesto certificamos también. Antes de enviar el email, añade “.eevid.com” al final de la dirección de correo de tu destinatario. Aquí puedes ver un ejemplo de cómo deberías hacerlo:

Ahora ya puedes enviar el email. Gracias al Wildcard, tu email nos llegará a nosotros primero para que podamos certificarlo. Antes de enviarlo al destinatario, eliminaremos el “.eevid.com” que has añadido y enviaremos el email a tu destinatario, tal como si fueras tú. 

 

Paso 3: Recibe el certificado

 

Finalmente, una vez entregado el email, te enviaremos el certificado de evidencia en formato PDF a tu buzón de correo. Recuerda que el eEvid, nuestro certificado, cuenta con todos los elementos necesarios para que nadie pueda poner en duda el contenido y la transmisión a los destinatarios de tus emails. 

Adicionalmente, si lo que buscas es máxima tranquilidad, elige un plan Scale para que custodiemos tus certificados de forma segura durante un mínimo de 5 años. Podrás descargarlos de tu cuenta personal desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Por lo contrario, en el plan gratuito, únicamente los recibirás por correo y serás tú el/la responsable de custodiar los certificados y hacer buena gestión de tu buzón. Esperemos que no seas de los que borra todos los emails de su bandeja de entrada… 🙄

 

Otros métodos disponibles

Además del método Wildcard, también ofrecemos otros métodos de certificación según tus necesidades:

  • Servidor SMTP

Puedes utilizar eEvidence como servidor SMTP de salida. Este método es ideal cuando quieres estar seguro de que todos los emails que envías se certifican.

  • Smart Host

También puedes configurar un conector SMTP en tu servidor de correo para reenviar el tráfico saliente hacia nosotros. Es el método adecuado para implementarlo como parte de un proceso transaccional o para grupos de usuarios.

 

¿Puedo enviar un email certificado sin que el destinatario se entere?

 

Sí, por supuesto. Pero únicamente puedes hacerlo con eEvidence. 

Hemos desarrollado una funcionalidad única en el mundo llamada certificación preventiva, que permite enviar un email certificado como si fuera un email normal y corriente sin ningún tipo de aviso en el cuerpo del mensaje ni huella digital que indique que eEvidence ha certificado el email. Voilà!

Esta funcionalidad, que permite activar o desactivar el aviso en el cuerpo del mensaje, abre una puerta hacia la certificación preventiva, dándote la libertad de certificar tantos emails como quieras sin que el destinatario se entere, pero sin tener que renunciar a las garantías que te ofrece el email certificado. Fíjate en este ejemplo:

 

 

Mientras eEvidence te permite certificar tantos emails como quieras, incluso pasando desapercibido, otros servicios de certificación te obligan a que tu destinatario siempre sea consciente. Mostrar el aviso en el cuerpo del email puede suponer ventajas, como que el destinatario se tome en serio la comunicación y te dé una respuesta casi a la velocidad de la luz. Sin embargo, en ocasiones seguro que no te interesa que el destinatario sepa que certificas el email o temes que el aviso pueda interferir o dañar la relación con él. 

 

En resumen

 

A partir de ahora, antes de enviar cualquier comunicación por email párate un momento a pensar qué tipo de información estás enviando. ¿Es una comunicación importante para ti o para tu destinatario como para dejarla certificada, por si acaso? ¿Necesitas una prueba de envío o una prueba de entrega al destinatario? 

Como ya has visto, el email certificado es la prueba legal definitiva que necesitas para verificar la autenticidad e integridad de tus emails ante un tercero, especialmente las autoridades. 

Seas un particular o una empresa que envía millones de comunicaciones por email, puedes contar con nosotros para certificar tus correos electrónicos. No hay herramienta que ofrezca una rapidez, facilidad de uso y fiabilidad como eEvidence. Además, da lo mismo si utilizas tu propio servidor de correo o el servidor de un tercero, si lo envías desde un ordenador, un smartphone o desde un entorno webmail, con tu cuenta personal o del trabajo: sea como sea, estés donde estés, siempre puedes certificar tus mails con eEvidence

Sabiendo que puedes comunicarte con mayores garantías que ahora, ¿renunciarás a ello?

 

 

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